تعریف کارایی، تعریف اثربخشی و تفاوت کارایی و اثربخشی


تعریف کارایی، تعریف اثربخشی و تفاوت کارایی و اثربخشی

کمتر واژه ای را می توان یافت به اندازه کارایی و اثربخشی در بین مدیران و در جلسات مدیریت مشترک باشید. تفاوت بین کارایی و اثربخشی همچنین اغلب بحثی است که در اولین ساعات آموزش مدیریت برای دانشجویان توضیح داده می شود.

اما هنوز هم اجماع جدی در مورد تعریف کارایی و تعریف اثربخشی چنین چیزی وجود ندارد و نویسندگان و تحلیلگران بسته به نیاز خود تعاریف متفاوتی از این دو مفهوم ارائه می دهند.

فراموش نکنیم که خیلی وقت ها از سر عادت و برای ایجاد وزن و قافیه در جمله هایمان، هر دو اصطلاح را با هم به کار می بریم و تفاوت آنها را نادیده می گیریم.

قبل از تعریف کارایی و اثربخشی، لازم است تاکید کنیم که مفهوم کارایی و اثربخشی در مدیریت لزوماً با آنچه در اقتصاد، مهندسی یا تئوری سیستم‌ها یا سایر شاخه‌های علوم می‌شناسیم یکسان نیست و آنچه در اینجا می‌خوانید بیشتر برای این موضوع است. از حوزه هایی مانند سازماندهی رفتار، انضباط شخصی، مدیریت استراتژیک، هدف گذاری، برنامه ریزی و مدیریت زمان استفاده می شود. این نوع کاربرد کارایی و اثربخشی در مدیریت نوین توسط پیتر دراکر در مقاله ویژگی های یک مدیر موثر مطرح شد و پس از او نویسندگان بسیاری آن را بسط و تشریح کردند.

با این مقدمه به تعریف کارایی و تعریف اثربخشی و تفاوت بین کارایی و اثربخشی می رویم و در پایان اشاره ای به مفهوم بهره وری خواهد داشت.

کارایی با توجه به مقدار منابع برای انجام یک فعالیت خاص استفاده می شود اندازه گیری می شود و افزایش کارایی – که در ادبیات مهندسی گاهی از آن بازده نامیده می شود – به معنای کاهش اتلاف منابع در انجام یک فعالیت است.

بنابراین می توان گفت:

  • وقتی امروز فعالیت خاصی را با منابع کمتر نسبت به دیروز انجام می دهید، می توان گفت که کارایی شما در آن فعالیت نسبت به دیروز افزایش یافته است.
  • وقتی پروژه ای را به دو نفر واگذار می کنید و یکی از آنها با هزینه کمتر یا در زمان کمتر پروژه را به پایان می رساند، می توان گفت که کارایی بیشتری داشته است.
  • وقتی سرعت فکر یا کار شما به دلیل کم خوابی کاهش می یابد، می توان گفت که کارایی شما کاهش یافته است.
  • صدای نوتیفیکیشن موبایل باعث حواس پرتی و کاهش کارایی فرد می شود.
  • اگر همه کسانی که کاری را انجام می دهند کمی سریعتر انجام دهند، کارایی کل مجموعه به میزان قابل توجهی افزایش می یابد.

توجه کنید که در تعریف بهره وری فرقی نمی کند که اصل کار در مسیر درست انجام شود یا خیر. ما نگران «مصرف منابع برای این کار فعلی» هستیم.

به عنوان مثال، فرض کنید یک متخصص محتوا را برای مدیریت فعالیت های دیجیتالی کسب و کار خود استخدام کرده اید. او همان سبک کارهای قبلی شما را با همان کیفیت قبلی اما با هزینه کمتر (یا سریعتر) انجام می دهد، بدون اینکه قدرت تحلیل و تشخیص اینکه کدام یک از کارهای شما درست است و کدام اشتباه است.

در این صورت می توان گفت که استخدام کارشناس باعث افزایش کارایی شما شده است.

همانطور که می بینید اینجا بحثی از اصل درست یا غلط بودن کار نیست.

اثربخشی با توجه به مقدار همسویی فعالیت ها با اهداف تعیین کنید اندازه گیری می شود. بنابراین افزایش اثربخشی به این معناست که فعالیت‌های ما، بیش از گذشته، اهداف خود را دنبال کنیم مطلوب بوده است

در تصویر زیر با بزرگتر شدن زاویه می توان گفت که اثربخشی آن کاهش یافته است.

تفاوت بین کارایی و اثربخشی در این نمودار نشان داده شده است.  بهره وری زمانی است که دو بردار در یک جهت باشند و سرعت حرکت بالا باشد

مثال‌های زیر کاربرد مناسب اصطلاح اثربخشی را در جملات و نظرات نشان می‌دهد:

  • استفاده از فضای تبلیغاتی در فرودگاه ها برای تبلیغ غذا چندان موثر نیست.
  • اگر هدف از دوره های آموزشی مدیریت را تربیت مدیران توانمند فرض کنیم، این دوره ها چندان موثر نبوده است.
  • تا زمانی که شاخص های کلیدی عملکرد تعریف نشده باشند، نمی توان در مورد اثربخشی فعالیت های واحد منابع انسانی صحبت کرد.

چه در زندگی شخصی و چه در زندگی سازمانی، اثربخشی زمانی معنادار می شود که ماموریت، چشم انداز و اهداف تعریف شود.

زیرا این عناصر جهت گیری عمومی و پس از مشخص شدن جهت امکان پذیر است همسویی اقدامات با جهت مورد نظر اندازه گیری و بررسی شد.

اگر ندانیم چه کاری می‌خواهیم انجام دهیم، هرگز نمی‌توانیم اثربخشی را افزایش دهیم (اگرچه در این حالت ندانستن و نفهمیدن، فعالیت‌های فعلی را می‌توان با کارایی بیشتری انجام داد).

یک سوال تکراری و کلیشه ای در آموزش مدیریت این است که می پرسند: “تفاوت بین کارایی و اثربخشی چیست؟”

دانش آموز معمولاً به یاد می آورد و پاسخی کلیشه ای می دهد: «کارآمدی یعنی انجام کار درست و اثربخشی یعنی انجام کار درست».

اما اگر به توضیحات ارائه شده در این درس دقت کرده باشید، حتما به این نتیجه رسیده اید که اصل این سوال چندان معنا ندارد.

کارایی و اثربخشی به موضوعات مختلفی اشاره دارد و نمی توان آنها را با هم سنجید.

کارایی به مفاهیمی که در مهندسی یاد می گیریم نزدیک تر است و در بسیاری از موارد می توان آن را به صورت کمی اندازه گیری کرد. اما اثربخشی نیاز به جهت دارد و بسیار اساسی تر در نظر گرفته می شود.

اما به هر حال بد نیست به یاد داشته باشیم که:

نگرانی های مربوط به کارایی این “چگونه می توانم همان کارهایی را که اکنون انجام می دهم، بهتر و با ضایعات کمتر انجام دهم؟”

و نگرانی از اثربخشی این “آیا این کارهایی که من انجام می دهم دقیقاً همان چیزی است که قرار است انجام دهم؟” یا باید سراغ کار و فعالیت دیگری بروم؟»

کارایی و اثربخشی در زندگی شخصی

در زندگی فردی خود، ما انسان ها معمولاً درگیر بازی هستیم افزایش کارایی ما خواهیم بود و مشکل اثربخشی ما فراموش می کنیم

مدیریت بهتر زمان، تلاش برای کاهش ساعات خواب، آموزش افزایش سرعت مطالعه، یافتن مسیری که زودتر به محل کار یا خانه برسیم، انتخاب فروشگاهی که محصولاتش قیمت مناسب تری داشته باشد، همه از انواع کارایی هستند. بهبود

و گاهی اوقات ذهن ما آنقدر درگیر این نوع بهینه سازی است که فراموش می کنیم از خود بپرسیم: مسیر درست من در زندگی (شخصی/حرفه ای) چیست؟ و آیا فعالیت هایی که انجام می دهم با آن مسیر همسو هستند؟

جستجوی نزدیکترین کلاس برای یادگیری آلمانی “تلاش برای بهبود کارایی” است. اما این که از خود می پرسیم آیا شرکت من در کلاس زبان آلمانی در حال حاضر درست است یا خیر، از «نگرانی اثربخشی» است.

اینکه با یادگیری تندخوانی سعی می کنیم سریعتر کتاب بخوانیم یکی از «دغدغه های کارآمدی» است. اما فکر کردن به این که چه کاری می توان انجام داد تا یادگیری من از یک کتاب بیشتر و عمیق تر شود، از «نگرانی اثربخشی» است. شکل عمیق‌تر این نگرانی این است که از خود بپرسیم: “آیا اساساً خواندن این کتاب برای من مناسب و مفید است؟”

این واقعیت که ما تلاش می کنیم یک مسیر رشد شغلی 10 ساله را در 3 سال تکمیل کنیم، موضوع “نگرانی کارایی” است. اما “آیا مسیر شغلی فعلی من همان چیزی است که در زندگی ام می خواستم و می خواهم” سوالی در زمینه اثربخشی است.

کارایی و اثربخشی سازمانی

بحث کارایی و اثربخشی در سازمان نیز به همین صورت قابل بحث است.

وظایف و فرآیندهای زیادی در سازمان ها وجود دارد که می توان آنها را بهبود بخشید. سرعت انجام آنها را افزایش داد و یا اتلاف منابع را در آنها کاهش داد.

همه این آثار زیر مجموعه هستند افزایش کارایی و معمولا مدیرانی که بیشتر درگیر این نوع محاسبات و ملاحظات هستند، مدیران عملیاتی تماس گرفت.

ولی مدیران استراتژیک کسانی هستند که اثربخشی آنها با هم فکر می کنند و مدام از خود می پرسند: اصلاً این کار یا آن فرآیند باید اجرا شود؟ آیا نمی توانیم منابع خود را به وظایف و فرآیندهای بهتر اختصاص دهیم؟

هر دو سوال در سازمان بسیار مهم است و همه مدیران باید به هر دو جنبه توجه کنند. اما معمولاً هرچه سطح سازمانی مدیران بالاتر باشد، انتظار می رود که دغدغه های استراتژیک بیشتری داشته باشند.

تعریف بهره وری چیست؟

در تعریف بهره وری بهره وری آنها می گویند بهره وری مجموع کارایی و اثربخشی است.

اما باید به یاد داشته باشیم که این دو پارامتر یکسان نیستند و نمی توان آنها را با هم جمع کرد. همانطور که نمی توان قد و وزن یک نفر را با هم جمع کرد و به عنوان شاخص اعلام کرد.

بنابراین، جمله بهره وری مجموع کارایی و اثربخشی است بیشتر یک جمله نمادین در نظر گرفته می شود.

به عبارت دیگر، زمانی که از افزایش بهره وری وقتی صحبت می کنیم، منظور ما این است که در تلاش هستیم هم در کارایی و هم در اثربخشی بهبودهایی ایجاد کنیم.

رابطه کارایی و اثربخشی و بهره وری با مدیریت زمان

با توجه به توضیحات ارائه شده تا اینجا، حتما حدس زده اید که چرا بحث تفاوت کارایی و اثربخشی و مبحث بهره وری در درس مدیریت زمان مطرح شده است.

یک رویکرد رایج در آموزش مهارت های مدیریت زمان این است که کارایی و اثربخشی ما را افزایش می دهد و به ما کمک می کند کارهای مشابه را بهتر از قبل انجام دهیم.

در حالی که مرحله صفر مدیریت زمان این است که ببینیم اصلاً چه کاری باید انجام دهیم و چه کاری را نباید انجام دهیم.

به همین دلیل، شاید بهتر باشد به یاد داشته باشید که ما به جای مهارت های مدیریت زمان، که اصطلاح رایج و شناخته شده تری است، به دنبال بهبود بهره وری هستیم.

با این تعریف رویکرد ما به درس های مدیریت زمان و خود انضباطی متفاوت خواهد بود.

شما هنوز در این بحث مشارکت نکرده اید.

برخی از دوستان دیگر که به این درس علاقه دارند:

سفارشی که متمم برای مطالعه مطالب مجموعه مدیریت زمان به شما پیشنهاد می کند:

چند مقاله پیشنهادی از مکمل:

مجموعه محتوای مدیریت زمان